Umowa najmu to jedna z najczęściej zawieranych umów w obrocie cywilnoprawnym. Zarówno osoby fizyczne jak i przedsiębiorcy wynajmują lokale mieszkalne i użytkowe. Niestety, nie zawsze strony należycie zabezpieczają swoje interesy, co może prowadzić do sporów, trudności z odzyskaniem należności, a nawet strat finansowych. Jak zatem zadbać o to, aby umowa najmu była skutecznie zabezpieczona? Jakie standardowe i niestandardowe rozwiązania warto rozważyć przy negocjowaniu i zawieraniu umowy najmu? Postaramy się krótko omówić najczęstsze zabezpieczania umowy najmu.
Kaucja jako popularna forma zabezpieczenia umowy najmu
Jednym z najczęściej stosowanych mechanizmów chroniących interesy wynajmującego jest kaucja. Polega ona na przekazaniu przez najemcę wynajmującemu określonej sumy pieniędzy, najczęściej w wysokości jednomiesięcznego lub kilkumiesięcznego czynszu. Kaucja stanowi swego rodzaju rezerwę na pokrycie ewentualnych roszczeń – zaległego czynszu, zniszczeń w lokalu, powstałych kosztów czy innych zobowiązań najemcy wynikających z umowy.
Ważne jest jednak, aby zapisy umowy jednoznacznie określały, w jakich przypadkach kaucja może być zatrzymana (poprzez złożenie przez wynajmującego oświadczenia o potrąceniu), a w jakich powinna zostać zwrócona.
Należy także pamiętać, że kaucja nie rozwiązuje wszystkich problemów – jeśli szkody przekroczą jej wysokość, wynajmujący i tak musi dochodzić pozostałej kwoty od najemcy.
Jak zabezpieczyć się na wypadek braku zapłaty lub nieopuszczenia lokalu?
Skutecznym i stosunkowo często stosowanym narzędziem zwiększającym ochronę wynajmującego jest oświadczenie najemcy o dobrowolnym poddaniu się egzekucji. Takie oświadczenie musi być sporządzone w formie aktu notarialnego i dotyczy najczęściej zapłaty należności (np. czynszu) lub obowiązku opróżnienia i opuszczenia lokalu po zakończeniu umowy.
Zaletą tego rozwiązania jest to, że wynajmujący nie musi wówczas wszczynać postępowania sądowego. Wystarczy nadanie klauzuli wykonalności takiemu aktowi notarialnemu, w którym zawarte jest oświadczenie najemcy, by móc skierować sprawę bezpośrednio do komornika. Dzięki temu oszczędza się czas i pieniądze, które w przeciwnym razie trzeba by było przeznaczyć na proces sądowy.
Najem okazjonalny i instytucjonalny – specjalne formy umowy najmu
W kontekście poprzedniego akapitu w szczególności warto zwrócić uwagę na tzw. najem okazjonalny (dla osób fizycznych) i najem instytucjonalny (dla przedsiębiorców). Obie te formy wymagają od najemcy podpisania aktu notarialnego, w którym zobowiązuje się do opróżnienia lokalu po zakończeniu umowy.
W przypadku niewywiązania się z tego obowiązku, możliwe jest wszczęcie egzekucji bez postępowania sądowego. To znacznie skraca cały proces i daje większe poczucie bezpieczeństwa wynajmującemu. Dlatego rozwiązanie to jest coraz powszechniej stosowane.
Zabezpieczenie umowy najmu przy pomocy weksla
Innym rozwiązaniem, choć rzadziej stosowanym, jest wykorzystanie weksla. Najemca może wystawić weksel własny jako zabezpieczenie przyszłych roszczeń wynajmującego. W przypadku niewywiązania się z obowiązków, wynajmujący może wystąpić do sądu o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym.
Zaletą takiego postępowania jest możliwość szybkiego uzyskania orzeczenia, które – nawet przed uprawomocnieniem – stanowi podstawę do zabezpieczenia majątku dłużnika.
Warto oczywiście zaznaczyć, że podobnie jak w przypadku aktu notarialnego, weksel nie daje gwarancji odzyskania pieniędzy, jeżeli najemca okaże się niewypłacalny (co poniekąd w pewnym stopniu zabezpiecza kaucja). Dochodzenie należności na podstawie weksla zmniejsza koszty postępowania sądowego, aczkolwiek jeśli wynajmujący jest przedsiębiorcą, sąd często odmawia wydania nakazu zapłaty.
Inne formy zabezpieczenia – polisa OC najemcy
Natomiast coraz częściej w praktyce spotykanym sposobem zabezpieczenia stosowanym przez wynajmujących jest obowiązek wykupienia przez najemców określonego rodzaju polisy OC.
Polisa ta stanowi, obok kaucji, dodatkowe zabezpieczenie roszczeń właściciela mieszkania o naprawienie szkód, gównie samego lokalu jak i jego wyposażenia. Zakres takich polis może się różnić, w zależności od aktualnej oferty ubezpieczycieli.
Ważnym elementem takiej polisy jest ustalenie wysokości sumy gwarancyjnej, czyli górnej granicy odpowiedzialności ubezpieczyciela.
Jak zabezpieczyć najemcę przed nadużyciami wynajmującego?
Zabezpieczenia dotyczą nie tylko wynajmujących. Również najemca powinien zadbać o swoje interesy. Przede wszystkim warto zadbać o precyzyjne określenie przedmiotu najmu oraz stanu technicznego lokalu w protokole zdawczo-odbiorczym, najlepiej uzupełnionym dokumentacją zdjęciową. To pozwala uniknąć nieporozumień przy zdaniu lokalu.
Dodatkowo, najemca powinien upewnić się, że wysokość kaucji i warunki jej zwrotu są uczciwie sformułowane, a także że w umowie nie znajdują się zapisy rażąco naruszające jego prawa – np. zakazanie korzystania z części wspólnych nieruchomości czy zbyt wysokie kary umowne.
Co najważniejsze, najemca powinien się upewnić, że wynajmujący faktycznie może dysponować lokalem i oddawać go w najem. W pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy wynajmujący jest właścicielem ujawnionym w księdze wieczystej.
Istnieje także możliwość wynajmowania lokali przez osoby niebędące właścicielami. Wówczas muszą oni posiadać inny tytuł do lokalu, np. umowę najmu lub użyczenia. Dodatkowo taka umowa musi wskazywać wprost na uprawnienie wynajmującego do dalszego oddawania lokalu w najem.
Kancelaria umowy najmu
Kluczem do bezpiecznego najmu, zarówno po stronie najemcy jak i wynajmującego, jest dobrze sporządzona umowa najmu. Nie jest to możliwe bez znajomości przepisów i doświadczenia. Bezpieczna umowa najmu powinna precyzyjnie określać prawa i obowiązki obu stron, ale również uwzględniać indywidualną sytuację (rodzaj lokalu, dodatkowe uzgodnienia stron itd.). Nasza kancelaria oferuje kompleksową pomoc w sporządzaniu, analizie i negocjowaniu umów najmu oraz reprezentuje klientów w sporach sądowych z nimi związanych.
Zachęcamy do zadbania o swoje bezpieczeństwo i spokój już na etapie zawierania umowy – to najlepsza ochrona przed przyszłymi problemami.
