Każdy z nas w życiu zawiera co najmniej kilkadziesiąt umów – umowy najmu mieszkania, sprzedaży nieruchomości, deweloperską. Czasem nawet nie zdajemy sobie sprawy, że dana czynność jest umową, ponieważ dotyczy codziennych spraw, np. zakupów spożywczych w sklepie (umowa sprzedaży). W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej podpisywanie szeregu umów wydaje się czymś oczywistym. Tu w rachubę wchodzą nieraz rozbudowane umowy, dotyczące usług lub towarów znacznych wartości. Niezależnie jednak od tego czy umowy są zawierane przez osoby fizyczne – konsumentów, osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze czy spółki, należy pamiętać o kilku podstawowych zasadach.
W tym wpisie przeczytasz o...
ToggleForma umowy
Jako podstawowe formy umowy należy wskazać formę ustną, pisemną oraz formę aktu notarialnego. W niektórych przypadkach to jaką formę przybierze umowa wynika z obowiązujących przepisów. Tak jest w przypadku umowy sprzedaży nieruchomości czy umowy deweloperskiej, które zgodnie z przepisami wymagają zachowania formy aktu notarialnego. Zdecydowana większość umów może jednak zostać zawarta ustnie, co jednak nie zawsze stanowi dobre rozwiązanie.
Umowa ustna czy w formie pisemnej
Umowy ustne chętnie stosujemy do momentu, gdy wszystko idzie zgodnie z ustnymi ustaleniami. Problemy zaczynają się w przypadku, gdy dostarczony towar lub usługa nie odpowiadają tym ustaleniom, są wadliwe, nie są dotrzymywane terminy, w tym terminy płatności. Wówczas, gdy jedna ze stron chce dochodzić swoich roszczeń pojawiają się problemy natury dowodowej. Jeżeli poczynione ustalenia nie zostały potwierdzone w wiadomościach e-mail (np. przedstawienie oferty w odpowiedzi na zapytanie ofertowe) czy SMS, a po drugiej stronie mamy do czynienia z nieuczciwym kontrahentem, może nas spotkać niemiłe zaskoczenie. Bez spisanej umowy czy korespondencji możemy mieć istotne trudności z udowodnieniem swoich racji przed sądem i egzekwowaniem swoich praw.
Z tego względu rekomendowane jest zawieranie umów co najmniej w formie pisemnej. Umowy takie nie muszą być rozbudowane. Wystarczające jest spisanie przez strony kluczowych ustaleń, które zabezpieczą każdą z nich (o podstawowych elementach szerzej poniżej).
Podstawowe elementy umowy
Zawierana umowa powinna zawierać kilka podstawowych elementów:
- oznaczenie stron,
- miejsce i datę zawarcia,
- postanowienia stron (wskazanie przedmiotu umowy, terminu wykonania, wynagrodzenia itd.),
- podpisy stron lub osób upoważnionych do reprezentacji stron.
Oznaczenie strony powinno zawierać imię i nazwisko lub nazwę (w przypadku np. spółek) oraz adres. Ważne by wskazany został numer PESEL lub NIP strony. W praktyce wskazuje się często szersze oznaczenie, zwłaszcza w przypadku spółek – REGON, numer wpisu do KRS, oznaczenie sądu.
Zasadniczą część umowy stanowi określenie warunków umownych, w tym przedmiotu umowy, terminów, wynagrodzenia. W zależności od tego czego dotyczy umowa opis przedmiotu umowy może być bardziej lub mniej rozbudowany. Ważne jednak by możliwie precyzyjnie określał parametry świadczenia. W przypadku sprzedaży maszyny – oznaczenie modelu, podstawowe parametry techniczne, rok produkcji, numer seryjny, itd. Przy rozbudowanych zakresach umowy możliwe jest stosunkowo ogólne wskazanie przedmiotu umowy z odwołaniem do specyfikacji technicznej czy dokumentu z ofertą lub zapytaniem ofertowym, który będzie stanowił załącznik do umowy. Precyzyjne określenie przedmiotu umowy jest kluczowe w przypadkach, gdy dostarczony ostatecznie przedmiot odbiega od ustaleń. Nie warto pozostawiać szczegółowych ustaleń dotyczących przedmiotu umowy do późniejszego doprecyzowania (np. ustnie/telefonicznie). Dokładne ustalenie parametrów zabezpiecza interesy obu stron – od razu każda ze stron wie co i o jakich parametrach zostanie dostarczone w wykonaniu umowy.
Kluczowe jest także ustalenie terminu wykonania umowy. W zależności od przedmiotu umowy określa się termin rozpoczęcia/zakończenia prac (w umowach o roboty budowlane istotną rolę odgrywa określenie terminów wykonania poszczególnych etapów). Nie mniej istotne jest określenie terminów płatności wynagrodzenia czy spełnienia innych obowiązków przewidzianych w umowie (np. dostarczenia ustalonych materiałów, udostępnienia placu budowy itd.).
Określając w umowie wynagrodzenie należy pamiętać o wskazaniu czy dana kwota wynagrodzenia stanowi wartość brutto czy netto, stawkę należnego podatku, czy wskazane wynagrodzenia ma charakter ryczałtowy. Nie warto pozostawiać w tej sferze niedomówień, uznając, że obie strony doskonale wiedzą i rozumieją jakie są ustalenia. Takie podejście niestety może się zemścić w przyszłości.
Umowa powinna zostać podpisana przez strony lub podmioty uprawnione do ich reprezentacji. Warto zwrócić uwagę w jakim charakterze występuje osoba, która podpisuje umowę. Należy sprawdzić, czy jest pełnomocnikiem, prokurentem a może członkiem organu upoważnionym do reprezentacji. Konieczna jest wtedy weryfikacja istnienia jak i zakresu umocowania do reprezentacji strony umowy.
Dodatkowe postanowienia
Powyżej wskazane elementy to minimum umowy. Oprócz tego istnieje możliwość wprowadzenia szeregu innych regulacji, np. kar umownych, gwarancji czy warunków odstąpienia od umowy. Zakres dodatkowych postanowień zależy o konkretnej sytuacji. Przykładowo, dana umowa jest pierwszą umową zawieraną z konkretnym kontrahentem. Strony nigdy wcześniej ze sobą nie współpracowały, więc brak zaufania, który wynika z braku wcześniejszych relacji zazwyczaj będzie miał odzwierciedlenie w rygorystycznych regulacjach. Takie regulacje mają za zadanie zdyscyplinować obie strony do wykonania umowy w całości. W związku z tym terminowe wykonanie zobowiązania można zabezpieczyć np. karą umowną za opóźnienie. Z kolei obowiązek zapłaty wynagrodzenia można zabezpieczyć poręczeniem, hipoteką czy gwarancją bankową.
Nawet w przypadku wieloletnich relacji biznesowych, w przypadku których obie strony darzą się zaufaniem, a dotychczasowa współpraca przebiegała bez zakłóceń albo w przypadku doskonałej renomy kontrahenta w środowisku, rekomendowane zachowanie standardów umów, które zabezpieczą każdą ze stron. Mówi się, że umowy pisze się na złe czasy i jest w tym dużo prawdy. Dlatego warto zabezpieczyć swoje interesy, na te złe czasy.